Se lavori in una piccola o media azienda lo sai bene: riuscire ad organizzare tutti i documenti che vengono prodotti da te e dai tuoi dipendenti è davvero difficile. Se è vero che il cartaceo ha lasciato posto al digitale, è anche vero che gli archivi affollati sono spariti soltanto all’apparenza: oggi, bisogna fare i conti con spazi di archiviazione virtuali,
non meno bisognosi di ordine.
Per questo motivo, si è fatta spazio una nuova professione, ovvero, quella dell’esperto di document management.
Occorre, allora, capire come opera questa figura per SB Italia e come il suo aiuto possa rivelarsi efficace.
Partiamo da una definizione: il document management è quel ramo del controllo aziendale che si occupa dell’organizzazione dei documenti, suddividendoli per tipologia, utilità e validità.
Per poter avere una sua efficacia, il document management deve essere supportato non solo dalle mani esperte degli addetti, ma anche da sistemi professionali sviluppati per funzionare nel migliore dei modi, noti con il nome di
document management system. A questi, si associano le tecnologie che vedono nella firma elettronica la loro più forte garanzia: un sistema di protezione, adatto a chi vuole difendere la propria privacy.
Molti, a questo punto, potranno chiedersi perché sia necessario utilizzare un programma di document management system con firma elettronica.
La risposta, sebbene possa sembrare ovvia, in realtà non lo è: eliminare il superfluo, specie quando si ha a che fare con documenti elettronici, può essere difficile, non tanto per la mancata individuazione dei file da cancellare ma per la poca disponibilità da parte dello staff a passare in rassegna ogni documento. Ne deriva che i diversi file vengono accumulati, si confondono e rallentano il processo lavorativo, causando non solo perdite di tempo, ma anche di energie e di denaro. Un esempio potrà semplificare il tutto.
In un’azienda in cui non si è deciso di intervenire con un programma di document management, i file dei diversi anni di ordini e fatturazioni vengono salvati sul computer degli addetti alla contabilità. I file vengono conservati ma, al momento di dover essere riletti, si perdono tra la confusione dei diversi documenti.
Senza il dovuto document management system con firma elettronica, un lavoratore dovrebbe cercare la fattura che occorre manualmente, perdendo ore di tempo prezioso.
In soccorso dei lavoratori più attenti arriva SB Italia che, con i suoi programmi per il document management system, ha trovato il modo più sicuro per offrire un servizio di document manangement su misura.
I diversi file, selezionati dallo staff di SB Italia, vengono archiviati nel Document Management system e sono protetti da firma elettronica, così da impedire a concorrenti e hacker di accedere ai sistemi. Non solo: SB Italia si occupa di creare copie periodiche dei file inseriti nel programma di document management, così da avere un repertorio da cui attingere in caso di perdita involontaria dei documenti. Il database SB Italia è sicuro e protetto con le più moderne tecnologie per la firma elettronica per permettere a tutti un investimento all’avanguardia.