Conservazione sostitutiva: informazioni utili

La conservazione sostitutiva sta iniziando a far parte del lessico delle imprese.

Cos’è la conservazione sostitutiva?

Per conservazione sostitutiva si intende una procedura informatica che conferisce valore legale nel tempo ad un documento digitale. Tale procedura permette di equiparare la validità di un documento informatico a quella dell’originale cartaceo.

La conservazione sostitutiva può essere utilizzata per dare validità legale a molti documenti, quali ad esempio i libri sociali ed i registri contabili e fiscali (libro giornale, registri iva, ecc). Assume particolare importanza quando parliamo di conservazione delle fatture. I vantaggi in questo caso sono molti, dato che imprese e pubblica amministrazione possono ridurre i costi di stampa, stoccaggio e archiviazione documentale. C’è inoltre un forte abbattimento dei tempi per la ricerca e la consultazione dei documenti stessi.

La conservazione sostitutiva è definita dal Legislatore e richiede di seguire alcuni passi formali. Per ciò che riguarda la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche elenchiamo i passaggi che vengono effettuati nel processo:

  • Emissione della fattura
  • Indicizzazione: viene associato al documento un sottoinsieme di dati (n° fattura, partita IVA del cliente…) che consentono di “indicizzare” il singolo documento e di effettuare agilmente successive ricerche nell’archivio.
  • Inserimento del documento in un lotto di conservazione che raggruppa le fatture emesse in un determinato arco temporale.
  • Chiusura del lotto con marca temporale e firma digitale

Una volta chiuso il lotto verrà conservato per 10 anni, come richiesto dalla normativa vigente e secondo le procedure definite nel manuale della conservazione.

Il responsabile della archiviazione sostitutiva che si incarica di archiviare i documenti deve possedere competenze di livello informatico, legale e archivistiche. Il know-how deve essere interdisciplinare e specialistico perché il suo compito è articolato. Il responsabile della conservazione in outsourcing può sollevare le imprese da costi di gestione e formazione ai dipendenti.

dEDIcated offre il servizio di conservazione sostitutiva.

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