Ora è tempo che le grandi imprese, le PMI e i professionisti guardino alle scadenze degli obblighi di legge come un’opportunità per migliorare i processi aziendali.
L’occasione è data dal decreto legislativo n 127 del 5 agosto 2015, con cui il governo prevede l’estensione della fatturazione elettronica, oggi destinata solo alla Pubblica Amministrazione, anche alle imprese. Il testo prevede che dal 1° luglio 2016 l’Agenzia delle Entrate metta a disposizione il servizio gratuito per la preparazione e l’invio dei documenti, ed inoltre mette a disposizione le informazioni acquisite.
Dal 2017, via al regime opzionale con vantaggi fiscali per chi aderisce.
La contropartita che il governo ha delineato per incentivarne l’adesione sviluppa i seguenti benefici:
- verrà meno l’obbligo di invio dello “spesometro” e delle operazioni “black lists”
- verrà meno l’invio relativo all’invio di contratti stipulati
- i modelli INTRASTAT verranno utilizzati solo negli acquisti di beni e prestazioni di servizi ricevuti
- i rimborsi IVA saranno più veloci
- ci sarà la riduzione di un anno dei termini di accertamento in materia di IVA e di imposte dirette.
Inoltre, l’introduzione della fattura elettronica è occasione per implementare i propri sistemi contabili al fine di:
- integrare le informazioni con L’ERP
- rendere immediato, delocalizzato e protetto l’accesso alle informazioni
- consentire di relazionare i documenti (utilizzo di chiavi di ricerca)
- centralizzare e uniformare i criteri di accesso e archiviazione
- creare associazioni tra documenti
Per ciò che riguarda la conservazione, i responsabili di questa attività (spesso società terze esterne alle aziende) devono essere degli esperti di ICT, di sistemi di archiviazione e di privacy.
Tali responsabili redigono un manuale di conservazione obbligatorio che tutela e regola il processo.
I vantaggi che l’azienda avrà su controlli e verifiche in azienda sono:
- La legalità del processo
- Le maggiori garanzie sulla reperibilità della documentazione
- La maggiore credibilità del dato (molto difficile la falsificazione di un documento)
- La possibilità di esibire la documentazione richiesta telematicamente
- Una minore invasività dei controlli
- L’eliminazione della stampa relativa alla documentazione richiesta
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