Centralino Telefonico: e se vi affidaste ad un servizio “pro”?

Scritto da paulaespana il . Pubblicato in Affari, Economia

Centro nevralgico della relazione con i clienti, il centralino è un rompi-capo per molte PMI. Perché non fare allora affidamento ad uno specialista? Ecco uno zoom sulle principali forme di esternalizzazione. 

Andrea è responsabile di un’agenzia immobiliare facente parte di un conosciuto franchising in provincia di Milano. Vista l’atipicità degli orari in cui i suoi collaboratori sono presenti in ufficio – in quanto sovente impegnati in appuntamenti a domicilio – Andrea ha scelto di adottare il sistema del centralino telefonico. Organizzando la distribuzione delle chiamate in entrata, e potendo scegliere di modificare il sistema per trasferire la chiamata ad un telefono cellulare, ora Andrea non si pone più il problema di dover assumere una persona che risponda al telefono e la sua’agenzia non perde più una chiamata.

Esistono sostanzialmente due diversi tipi di offerta relativi al servizio di Centralino Telefonico che si differenzino dai semplici messaggi “prefabbricati” forniti da molti operatori telefonici: il centralino virtuale e la redirezione delle chiamate verso una piattaforma con del personale operante come centralinista.

Nel primo caso, il centralino telefonico virtuale sostituisce totalmente il lavoro di un centralinista. Attraverso l’attivazione di un servizio di centralino virtuale, l’utente può scegliere un messaggio di benvenuto, il quale viene convertito in messaggio sonoro attraverso un processo di sintesi vocale. In sostanza, quando una persona vi chiama sarà accolta da un messaggio vocale da voi scelto, e quindi personalizzato. Dopodiché, si stabilisce una struttura di gestione delle chiamate in entrata, stabilendo la corrispondenza tra un numero ed un interno o dipartimento, in modo che il sistema trasmetta la chiamata ai numeri di telefono attivi, che siano di ufficio o cellulari. È inoltre possibile impostare un filtro per alcuni numeri, in modo che  le chiamate vengano dirottate verso una segreteria telefonica e vengano notificate via mail o SMS. Lo stesso sistema si applica nel momento in cui chi riceve la chiamata non sia disponibile o semplicemente non risponda.

Si tratta di un sistema non molto costoso, infatti si possono trovare online delle offerte a partire da 9.90 euro al mese. Il Centralino virtuale permette alle piccole società di megliorare la qualità della loro accoglienta telefonica, toglie un peso ai collaboratori, permettendo loro di ricevere le chiamate anche fuori ufficio.

Per chi considerasse qesto sistema troppo basico e privo di interazione umana, c’è la possibilità di deviare le chiamate verso un centro di ricezione di chiamate. È sufficiente che

trasferiate la vostra linea a quella attribuita dal prestatario, in modo che quest’ultimo si incarichi di ricevere tutte le vostre chiamate. In questo modo, avrete accesso ad un servizio professionale, anche se più costoso perché il suo prezzo si aggira intorno agli 80 cent a chiamata, oltre al costo dell’abbonamento. Non si può negare, però, che la maggiorazione di prezzo rispetto al servizio di centralino virtuale è giustificata da un servizio di qualità, erogato da professionisti della comunicazione telefonica.

Il miglior criterio per prendere una decisione tra i due sistemi è il budget a vostra disposizione. Nel caso di Andrea, l’esigenza principale era di non perdere più le chiamate di possibili nuovi clienti, ma la disponibilità economica per raggiungere questo obiettivo era limitata. Risultato? Un abbonamento annuale ad un servizio di centralino telefonico virtuale!

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