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LA RICONCILIAZIONE BANCARIA all’Università degli Studi di Milano

Scritto da Workgroup Consulting Srl il . Pubblicato in Comunicati Stampa

Milano, 15 luglio 2013 – Discussione della tesi di laurea di Luca Rovelli.

Pieni voti a Luca Rovelli per la sua Laurea in Informatica all’Università degli studi di Milano.

Lo diciamo con fierezza non solo perchè collabora con noi da oltre 10 anni, ma anche perchè per la sua Tesi Luca ha scelto di presentare il progetto relativo alla soluzione informatica su cui Workgroup ha attualmente focalizzate le attività di promozione sul mercato: K Linx – la riconciliazione bancaria automatizzata per l’abbinamento dei pagamenti alle partite contabili in attesa dell’incasso, e per la registrazione automatica del medesimo in contabilità generale.

Così come ha mostrato passione per il proprio lavoro nella fase progettuale e realizzativa di K Linx, in egual misura Luca ha prodotto un elaborato di Tesi che espone in modo scientifico, chiaro e coinvolgente (il che è tutto dire dato l’argomento non proprio per tutti i palati) i vari risvolti dell’automazione di una attività presente in tutte le realtà aziendali e che talvolta può diventare decisamente complessa ed onerosa.

Ma ecco che interviene l’informatizzazione del processo, che consente con sofisticati algoritmi di svolgere in automatico quello che normalmente viene svolto da diversi operatori che diversamente dovrebbero destreggiarsi con informazioni provenienti da varie fonti: cartaceo, gestionali, confronto telefonico con i clienti etc.

Gli automatismi più interessanti sono quelli che riguardano il riconoscimento del soggetto pagante che spesso è trasmesso dalle banche in modo non organizzato rispetto ad una codifica anagrafica “ortodossa”, ma soprattutto gli algoritmi che analizzano la causale del pagamento, che unitamente all’importo dello stesso portano all’identificazione del titolo di credito a cui il pagamento si riferisce.

Per dare una idea della complessità dell’automatismo, basti pensare al fatto che normalmente un pagamento può riferirsi anche a più titoli di credito, e questo viene espresso da chi ha effettuato il bonifico in modo destrutturato e con codifiche proprie.

E’ necessaria pertanto una vera analisi lessicale della causale per recuperare elementi identificativi che possano ricondurre ad uno o più titoli di credito: numeri di fatture, numeri di bollette, contatori, contratti, numeri di polizze, preventivi etc.

Ma le difficoltà non sono finite… non sempre il pagamento coincide al centesimo con il titolo di credito! A volte possono esservi delle differenze dovute ad errori, volontà di procedere per acconti, storni provvigionali alla fonte etc. La riconciliazione deve tenere conto anche di questi ulteriori fattori per centrare l’obiettivo!

Per i più tecnici diciamo che sono venuti a nostro supporto sia algoritmi standard per misurare la differenza fra due stringhe (es. distanza di Levenshtein), sia algoritmi composti e personalizzabili sulla base delle caratteristiche del business svolto dall’azienda cliente: industriale, assicurativo, multiutility etc.

E’ stato per me un piacere ed un onore essere relatore esterno per la tesi di Luca a cui porgo i migliori auguri a nome di tutta l’azienda per il bel 110 conseguito!

Ad Maiora!

Mario Farris, Chairman@Workgroup Consulting

http://www.workgroupconsulting.net/index.php?option=com_content&view=article&id=69&Itemid=82

EUROP ASSISTANCE SCEGLIE K LINX PER LA RICONCILIAZIONE BANCARIA

Scritto da Workgroup Consulting Srl il . Pubblicato in Aziende, Comunicati Stampa, Economia

Milano, 3 maggio 2013 – Europ Assistance sceglie Workgroup Consulting come partner per efficientare il processo di riconciliazione bancaria, adottando K Linx quale soluzione applicativa da integrare nei propri sistemi.

L’esigenza – La nota compagnia assicurativa Europ Assistance accetta la sfida proposta da Workgroup e adotta K Linx, l’innovativa soluzione per l’automazione della riconciliazione bancaria e la gestione degli incassi.

Precedenti esperienze progettuali, condotte da Workgroup su tematiche di riconciliazione e di trattamento di stringhe di testo, hanno consentito una partenza in effettivo del progetto in tempi rapidi, permettendo all’area contabilità della compagnia assicurativa di poter abbinare automaticamente i movimenti finanziari di accredito del remote banking con le partite contabili aperte.

Abbiamo fatto passi da gigante”, commenta Guido Buratti, CFO di Europ Assistance; “abbiamo abbandonato operatività manuali, avvalendoci di una soluzione che ci garantisce percentuali di abbinamenti automatici al di sopra delle nostre aspettative. Siamo quindi riusciti a semplificare il processo di registrazione degli incassi in carico al team della contabilità clienti, aumentandone l’efficienza, riducendo i tempi della riconciliazione e le risorse ad essa dedicate”.

Il progetto – Denominato internamente come “CashUP”, il progetto ha consentito il raggiungimento di questo risultato per gradi ed in tempi ravvicinati: l’approccio progettuale di Workgroup, infatti, ha previsto il rilascio dell’applicativo in diverse fasi, arricchendolo step by step di nuove funzionalità, prestando particolare attenzione all’integrazione con i sistemi già in essere.

“Questa strategia è risultata vincente poiché, oltre ad agevolare gli utenti nel change management, ha mitigato il rischio operativo a cui era sottoposto il processo di contabilizzazione con l’integrazione del nuovo componente di riconciliazione”, dichiara Massimo Nichetti, Direttore dei Sistemi Informativi di Europ Assistance.

La soluzione K Linx – Fra i principali benefici ottenuti da Europ Assistance dall’automazione della riconciliazione, emergono senza dubbio l’efficientamento del processo a 360 gradi, il risparmio di tempo operativo, la disponibilità di informazioni strategiche perla contabilità Clienti, per la Tesoreria e per il monitoraggio del credito in un unico punto nevralgico del sistema informativo.

Inoltre, il trattamento informatico dei flussi monetari in relazione alle partite contabili consente la tracciabilità delle operazioni finanziarie ed il monitoraggio di eventuali insoluti.

Grazie a queste qualità, K Linx si può proporre sia come prima esperienza di automazione della riconciliazione, ma anche come più matura razionalizzazione di un’area amministrativa già dotata di soluzioni informatiche perché, fermi restando eventuali investimenti precedenti, l’integrazione dell’applicativo di Workgroup risulta essere abbastanza semplice; K Linx ha il focus esclusivo sulla riconciliazione e di conseguenza può garantire risultati maggiormente tangibili rispetto a soluzioni gestionali più ampie che spesso hanno una funzione di riconciliazione tra le funzionalità accessorie.

Workgroup è stata un prezioso partner in questo progetto che ha contribuito al nostro miglioramento nell’ambito della collection; siamo molto soddisfatti del lavoro svolto!”, conclude Guido Buratti.

Workgroup Consulting S.r.l.

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CREDIT & COLLECTION INTELLIGENCE

Scritto da Workgroup Consulting Srl il . Pubblicato in Aziende, Comunicati Stampa, Informatica, Tecnologia

Milano, 20 marzo 2013 – Se la riconciliazione bancaria diventa troppo complessa, la soluzione è un’applicazione informatica per l’abbinamento automatico dei movimenti finanziari con le partite contabili aperte.

La riconciliazione bancaria – Quando un’azienda cede un bene o un servizio ad un cliente, lato impresa si genera un titolo di credito che esprime il valore economico derivante dalla vendita, e si presuppone che lato cliente vi sia un pagamento pari al valore del titolo.

Il titolo è registrato nella contabilità dell’impresa e rimane in attesa dell’effettivo pagamento, a cui seguirà una scrittura contabile che confermi l’avvenuto incasso e quindi la chiusura della partita.

L’informazione del pagamento risulterà anche nell’estratto conto bancario dell’impresa.

In contabilità la verifica della corrispondenza fra i movimenti dell’estratto conto e le registrazioni contabili inerenti ai flussi monetari è detta riconciliazione bancaria. Questa operazione consente di tenere sotto controllo lo stato del credito dell’impresa e di monitorare eventuali insoluti.

Quando la gestione diviene molto complessa a causa dell’aumentare del numero dei movimenti finanziari in entrata e alla diversificazione delle forme di pagamento, le aziende possono avvalersi di una soluzione informatica automatizzata, riducendo drasticamente i tempi e migliorando l’efficienza del processo.

A titolo esemplificativo, le aziende che avrebbero benefici maggiori dall’utilizzo di una soluzione di questo tipo, sono quelle che appartengono ai settori assicurativo, telco, utilities, P.A. area riscossione tributi, factoring, finanziarie ed altre ancora.

K Linx – E’ proprio in risposta a queste esigenze di riconciliazione che Workgroup propone un nuovo applicativo, nato da un progetto di successo condotto presso un importante cliente assicurativo.

“La soluzione K Linx ha lo scopo di automatizzare l’abbinamento dei movimenti finanziari, acquisiti dal remote banking, con i titoli di credito (o partite aperte), acquisiti dal sistema gestionale contabile.

Obiettivo primario è quello di abbinare in automatico una percentuale di movimenti finanziari tendente idealmente al 100%; il tuning degli specialisti Workgroup è determinante in questa fase per avvicinarsi il più possibile a questo traguardo”, spiega Mario Farris, Business Development Director @ Workgroup Consulting.

Le principali caratteristiche di K Linx a disposizione della contabilità clienti, della tesoreria e del monitoraggio del credito sono le seguenti:

  • Informatizzazione della riconciliazione e registrazione incassi
  • Abbattimento di tempi e costi rispetto alla gestione manuale
  • Facilitazioni per le riconciliazioni complesse
  • Controllo del processo di riconciliazione ad alto livello per identificare tempestivamente le criticità inerenti gli incassi
  • Accesso centralizzato alla consultazione dei conti
  • Situazione banche costantemente aggiornata
  • Gestione finanziaria sotto controllo
  • Monitoraggio del credito
  • Identificazione tempestiva degli insoluti
  • Attivazione processi di recupero crediti per titoli di credito scaduti

K Linx rappresenta quindi una soluzione matura, basata su tecnologie attuali per affrontare le più diverse problematiche di riconciliazione.

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