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I fax via Internet

Scritto da paulaespana il . Pubblicato in Affari

Negli ultimi tempi non si è sentito molto parlare degli apparecchi fax tradizionali, e questo perché si è iniziato ad utilizzare con maggior frequenza il servizio che permette di inviare i fax via Internet. In passato il fax era uno strumento presente nella maggior parte delle imprese e rappresentava un mezzo di trasmissione di dati imprescindibile. Oggi, al contrario, i fax tradizionali rappresentano solo un impiccio – tra l’altro costoso – negli uffici. Gli apparecchi fax vengono dunque via via sostituiti da programmi informatici o siti internet dedicati all’invio di fax online: un’alternativa più comoda, economica ed ecologica!

Uno dei vantaggi di questa opzione è che non è necessario perdere tempo a stampare documenti; inoltre si ha la possibilità di inviare qualsiasi tipo di file (Word, Pdf, Jpg, pagine web) direttamente dal proprio computer. La gestione del servizio di fax via mail avviene comodamente dalla propria casella di posta elettronica, con un conseguente risparmio di tempo, di toner, di carta, e soprattutto di linea telefonica. Con il fax via Internet è sempre possibile controllare se abbiamo ricevuto dei messaggi fax, semplicemente accedendo al proprio account da qualsiasi dispositivo che abbia una connessione ad Internet.

Per inviare un e-fax bisogna accedere alla propria casella di posta elettronica, creare un nuovo messaggio, indicare un destinatario ed allegare il documento desiderato. Se invece dobbiamo ricevere dei fax, si deve indicare il proprio numero virtuale al mittente, anche se il fax arriverà all’indirizzo e-mail.

Il web offre molte alternative a chi sceglie il servizio di fax via Internet, alcune gratuite ed altre a pagamento. I siti web dedicati al fax online sono molto accessibili ed intuitivi; in effetti le tappe sono più o meno sempre uguali: scelta del codice del paese verso il quale si invia il fax, indicazione del numero di fax del destinatario, caricamento dei documenti da inoltrare, ed invio. È importante sottolineare che non tutti i siti internet che offrono gratuitamente l’invio di webfax ne permettono anche la ricezione; perciò chi ha bisogno di un servizio professionale dovrebbe piuttosto orientarsi verso servizi più affidabili e siti più conosciuti. Un buon metodo per capire quali siano i siti verso cui orientarsi è utilizzare le parole giuste nei motori di ricerca. Ad esempio, digitando su Google “fax per mail” troverete al primo posto Axiatel.com, cosa che suggerisce affidabilità e professionalità. In sostanza, è auspicabile affidarsi ad un buon servizio ad un prezzo ragionevole, piuttosto che credere alle chimere dei servizi gratuiti.

Centralino Telefonico: e se vi affidaste ad un servizio “pro”?

Scritto da paulaespana il . Pubblicato in Affari, Economia

Centro nevralgico della relazione con i clienti, il centralino è un rompi-capo per molte PMI. Perché non fare allora affidamento ad uno specialista? Ecco uno zoom sulle principali forme di esternalizzazione. 

Andrea è responsabile di un’agenzia immobiliare facente parte di un conosciuto franchising in provincia di Milano. Vista l’atipicità degli orari in cui i suoi collaboratori sono presenti in ufficio – in quanto sovente impegnati in appuntamenti a domicilio – Andrea ha scelto di adottare il sistema del centralino telefonico. Organizzando la distribuzione delle chiamate in entrata, e potendo scegliere di modificare il sistema per trasferire la chiamata ad un telefono cellulare, ora Andrea non si pone più il problema di dover assumere una persona che risponda al telefono e la sua’agenzia non perde più una chiamata.

Esistono sostanzialmente due diversi tipi di offerta relativi al servizio di Centralino Telefonico che si differenzino dai semplici messaggi “prefabbricati” forniti da molti operatori telefonici: il centralino virtuale e la redirezione delle chiamate verso una piattaforma con del personale operante come centralinista.

Nel primo caso, il centralino telefonico virtuale sostituisce totalmente il lavoro di un centralinista. Attraverso l’attivazione di un servizio di centralino virtuale, l’utente può scegliere un messaggio di benvenuto, il quale viene convertito in messaggio sonoro attraverso un processo di sintesi vocale. In sostanza, quando una persona vi chiama sarà accolta da un messaggio vocale da voi scelto, e quindi personalizzato. Dopodiché, si stabilisce una struttura di gestione delle chiamate in entrata, stabilendo la corrispondenza tra un numero ed un interno o dipartimento, in modo che il sistema trasmetta la chiamata ai numeri di telefono attivi, che siano di ufficio o cellulari. È inoltre possibile impostare un filtro per alcuni numeri, in modo che  le chiamate vengano dirottate verso una segreteria telefonica e vengano notificate via mail o SMS. Lo stesso sistema si applica nel momento in cui chi riceve la chiamata non sia disponibile o semplicemente non risponda.

Si tratta di un sistema non molto costoso, infatti si possono trovare online delle offerte a partire da 9.90 euro al mese. Il Centralino virtuale permette alle piccole società di megliorare la qualità della loro accoglienta telefonica, toglie un peso ai collaboratori, permettendo loro di ricevere le chiamate anche fuori ufficio.

Per chi considerasse qesto sistema troppo basico e privo di interazione umana, c’è la possibilità di deviare le chiamate verso un centro di ricezione di chiamate. È sufficiente che

trasferiate la vostra linea a quella attribuita dal prestatario, in modo che quest’ultimo si incarichi di ricevere tutte le vostre chiamate. In questo modo, avrete accesso ad un servizio professionale, anche se più costoso perché il suo prezzo si aggira intorno agli 80 cent a chiamata, oltre al costo dell’abbonamento. Non si può negare, però, che la maggiorazione di prezzo rispetto al servizio di centralino virtuale è giustificata da un servizio di qualità, erogato da professionisti della comunicazione telefonica.

Il miglior criterio per prendere una decisione tra i due sistemi è il budget a vostra disposizione. Nel caso di Andrea, l’esigenza principale era di non perdere più le chiamate di possibili nuovi clienti, ma la disponibilità economica per raggiungere questo obiettivo era limitata. Risultato? Un abbonamento annuale ad un servizio di centralino telefonico virtuale!

Utilizzare la VoIP dal proprio telefono cellulare

Scritto da paulaespana il . Pubblicato in Affari, Economia

Il mercato della telefonia mobile è una delle migliori fonti di reddito per gli operatori telefonici, con delle tariffe di gran lunga superiori a quelle delle linee fisse e con minori spese. Per questo motivo stanno proliferando i MVNO (operatori virtuali di rete mobile). Malgrado tutto, comunque, le tariffe non accennano ad abbassarsi e la telefonia mobile rimane molto costosa; ragion per cui intendiamo proporvi qualche metodo per fare economia utilizzando la telefonia VoIP da vostro telefono cellulare.

 

La prima possibilità riguarda tutti i possessori di smartphone. In effetti, che voi possediate un iPhone, un Android, un Blackberry, un Windows Mobile o un Symbian, ci sono sempre più operatori VoIP che propongono un’applicazione per utilizzare i loro servizi. Se tuttavia il vostro operatore non offre nulla a questo riguardo, potete utilizzare le applicazioni «Client SIP», cioè dei protocolli SIP. Queste applicazioni vanno configurate come un telefono VoIP, indicando l’indirizzo del server del vostro operatore, il vostro nome utente e la password, in modo da poter telefonare dal vostro cellulare passando per il vostro operatore VoIP preferito. Fate attenzione però ai trasferimenti di dati provocati da queste applicazioni. Visto che la VoIP è in sostanza un tipo di telefonia basata su Internet, dovete tenere sotto controllo i vostri dati sensibili. Inoltre, se non avete un accesso a Intentet illimitato, dovete evitare di oltrepassare l’utilizzo autorizzato, cercando quando possibile di sfruttare delle linee Wifi.

 

Il secondo metodo concerne tutti coloro che hanno sottoscritto degli abbonamenti presso degli operatori telefonici. Forse non ne siete a conoscenza, ma alcuni operatori possiedono ciò che chiamiamo comunemente «numeri di accesso locale», coè n numero di telefono non sovratassato che vi permette di pagare meno le telefonate. Nel concreto, chi possiede ad esempio un abbonamento che permette di chiamare gratuitamente i numeri fissi in Italia, potrebbe chiamare i fissi di un altro paese alla tariffa del proprio operatore VoIP. Il principio è semplice: dopo aver registrato il vostro numero di cellulare nell’account del vostro operatore VoIP, chiamate il numero di accesso locale che quest’ultimo vi ha fornito e verrete accolti da una voce che vi chiede di comporre il numero desiderato. Per automatizzare questo processo e velocizzarlo, è sufficiente registrare i numeri esteri che si chiamano spesso nel vostro repertorio inserendo: numero di accesso locale+pausa+numero del destinatario. Per ottenere la pausa, normalmente bisogna tenere premuto il tasto * fino a quando compare la lettera P.

Come dar vita ad un sito web professionale

Scritto da paulaespana il . Pubblicato in Affari, Economia

Molti internauti utilizzano i motori di ricerca per trovare prodotti, servizi e fornitori. Perciò, per rispondere ai bisogni dei clienti, molte imprese decidono di creare una pagina web professionale che permetta di sfruttare i benefici della presenza web, arricchendo al contempo il portafoglio clienti e fornitori.

Molti ritengono che un sito web professionale sia determinato dal numero di animazioni e di effetti grafici presenti sulla pagina, mentre altri considerano di fonadamentale importanza il rispetto degli standard tecnici e di accessibilità. Ciò che è certo è che una pagina web moderna deve saper racchiudere un gran numero di tecnlogie informatiche. La prima cosa da fare è scegliere il software di sviluppo del sito; in seguito si possono aggiungere video, servizi web d un motore di ricerca. Se l’HTML è la base di ogni sito internet, l’aggiunta di CSS (Cascading Style Sheets) combinata all’uso di JavaScript e del DHTML (Dynamic HTML) permette di ottenere un sito internet professionale, efficace  e che risponde agli standard attuali del mondo di Internet. Oltre a ciò, i principali fattori presi in considerazione nel processo di elaborazione di una pagina web sono la semplicità, il prezzo, la mutualizzazione e l’autonomia. Un ulteriore elemento essenziale per un sito internet adatto a professionisti ed imprese è lo sviluppo di un’interfaccia di utilizzo rapida e semplice.

Alcune caratteristiche di un buon design per un sito web specializzato sono:

a. La facilità della navigazione. Una navigazione efficace è importante per qualsiasi sito web. La prima necessità per un sito web specializzato è la semplificazione della ricerca del prodotto cercato dal cliente. In quest’ottica, è raccomandabile utilizzare un menù scorrevole per le sottocategorie di ricerca.

b. Il bilanciamento tra il design del sito e i prodotti. Un design troppo stravagante avrà generalmente conseguenze negative, in quanto attirerà l’attenzione su sé stesso piuttosto che sul prodotto. In genere, dunque, è meglio mantenersi il più neutri possibile a livello di design per concentrarsi sull’evidenziazione del prodotto, il quale deve attrarre l’attenzione del visitatore.

c. La comunicazione della marca. Stabilire un’immagine forte ed identificabile rende i prodotti molto più interessanti agli occhi degli internauti, i quali vengono influenzati significativamente dalla marca nei loro acquisti.

d. La messa in evidenza dei prodotti più popolari. È sempre consigliabile mettere i primo piano i prodotti più conosciuti ed interessanti, in modo da stimolare i visitatori a scoprirne degli altri.

e. La promozione dei prodotti associati. Una delle chiavi del successo è la promozione di prodotti associati che potrebbero eventualmente interessare al visitatore.

f. La scelta di un sistema di filtro efficace di prodotti. È necessario permettere agli internauti di effettuare le loro ricerche con agilità, perciò normalmente il numero di opzioni presenti sul sito web corrisponde al numero di prodotti e soluzioni disponibili.

Infine, ecco 4 motivi per realizzare un sito internet professionale:

  1. Esporre i propri prodotti e servizi. Presentando ciò che si offre nella prospettiva migliore, ed utilizzando categorie facilmente identificabili per gli intenauti, è più semplice attrarre nuovi possibili clienti.
  2. Mettere in evidenza i contatti dell’impresa. Gli internauti che trovano un piano di accesso e gli orari di lavoro in una pagina web sono più motivati a stabilire un contatto ed eventualmente acquistare un prodotto.
  3. Convertire  i visitatori in clienti. Se il sito web professionale si presenta bene, è più facile convincere gli internauti della qualità dei prodotti o servizi proposti.